Apa yang bisa kami bantu?

Login & Aktivitas Akun

Saya lupa kata sandi akun saya. Apa yang harus dilakukan?

Gunakan fitur "Lupa Kata Sandi" di halaman Login. Masukkan email yang terdaftar, dan sistem akan mengirimkan tautan (link) reset kata sandi ke email Anda. Tautan valid selama 60 menit.

Email OTP (Autentikasi Dua Langkah) tidak masuk, apa solusinya?

Pertama, cek folder Spam/Junk di email Anda. Jika benar-benar tidak ada, klik tombol "Kirim Ulang OTP". Jika masih berlanjut, hubungi Owner/Admin Apotek Anda untuk melakukan bypass 2FA pada akun Anda dari menu Manajemen Pengguna.

Bagaimana cara mengganti alamat email yang terdaftar?

Masuk ke menu Profil Saya (di pojok kanan atas) > Pengaturan Akun. Ubah alamat email Anda lalu klik Simpan. Anda akan diminta memverifikasi email baru tersebut.

Dashboard

Seberapa sering data grafik di Dashboard diperbarui?

Data widget dan grafik pada Dashboard diperbarui secara real-time setiap kali halaman dimuat ulang. Ini mencakup data omzet hari ini, stok menipis, dan produk hampir expired.

Kenapa angka Laba Kotor di Dashboard berbeda dengan uang di laci kasir?

Laba Kotor menghitung omzet penjualan dikurangi HPP (Harga Pokok Penjualan). Sedangkan laci kasir berisi total uang tunai dari omzet kotor (belum dikurangi modal). Keduanya adalah metrik yang berbeda.

Master Data

Bagaimana cara import ribuan data produk sekaligus?

Di menu Master Data > Produk, klik tombol "Import". Download template Excel yang disediakan, isi data sesuai format header (Nama, Kategori, Harga Beli, Harga Jual, dll), lalu upload kembali file .xlsx tersebut.

Saya tidak bisa menghapus produk, muncul peringatan "Produk sedang digunakan".

Produk yang sudah memiliki riwayat transaksi (misal: pernah dijual atau dibeli) tidak dapat dihapus permanen demi menjaga integritas data laporan keuangan. Sebagai gantinya, gunakan fitur "Arsipkan" atau set status menjadi Nonaktif.

Apa bedanya Satuan Dasar dan Satuan Turunan?

Satuan Dasar adalah unit terkecil saat obat dijual (contoh: Tablet/Pcs). Satuan Turunan adalah unit yang lebih besar (contoh: Box isi 100 Tablet, Strip isi 10 Tablet). Ini sangat berguna untuk pembelian grosir.

Mitra & Relasi

Bagaimana cara mencatat hutang dari Pelanggan?

Saat melakukan transaksi di Kasir (POS), pastikan Anda memilih nama Pelanggan yang terdaftar. Pilih metode pembayaran "Kredit/Tempo", lalu transaksi tersebut akan otomatis masuk ke menu Akuntansi > Piutang Pelanggan.

Bisakah saya mengatur termin pembayaran (Jatuh Tempo) berbeda tiap Supplier?

Bisa. Pada menu Mitra > Supplier, Anda bisa mengedit detail supplier dan menentukan default hari Termin Pembayaran (contoh: 14 hari, 30 hari). Faktur pembelian akan otomatis mengikuti termin ini.

Inventori

Stok produk tidak berkurang setelah transaksi POS?

Pastikan transaksi di POS sudah berstatus "Lunas" atau selesai. Jika Anda membatalkan transaksi atau masih di keranjang draft, stok fisik tidak akan terpotong.

Bagaimana cara kerja fitur Transfer Stok antar Cabang?

Buka menu Inventori > Transfer Stok. Buat form baru, pilih Cabang Asal dan Cabang Tujuan, lalu pilih produk yang akan ditransfer. Setelah dikonfirmasi, stok cabang asal akan berkurang, namun stok cabang tujuan baru bertambah saat admin tujuan mengklik "Terima Barang".

Bagaimana jika hasil Stock Opname berbeda dengan data sistem?

Sistem akan otomatis menghitung "Selisih". Saat Anda menyelesaikan sesi Stock Opname, stok sistem akan otomatis disesuaikan dengan Angka Fisik yang Anda input, dan kerugian/keuntungan selisih akan dicatat ke Jurnal Akuntansi.

Pembelian & Defecta

Apa itu Smart Defecta AI?

Smart Defecta adalah fitur cerdas ApoApps yang menganalisis pola penjualan Anda selama 30-90 hari terakhir. Jika algoritma mendeteksi tren permintaan tinggi atau stok akan segera habis, ia akan otomatis menyarankan Anda untuk memesan barang tersebut ke supplier.

Bagaimana cara retur barang kadaluwarsa ke PBF/Supplier?

Masuk ke menu Pembelian > Retur Pembelian. Buat retur baru, pilih Supplier dan nomor Faktur asal (jika ada), lalu pilih produk beserta qty yang diretur. Sistem akan mencetak Nota Retur untuk diklaim.

Penjualan & Kasir

Kenapa produk tidak muncul saat dicari di Kasir?

Pastikan beberapa hal: (1) Data produk berstatus Aktif, (2) Stok produk masih tersedia (jika pengaturan Cegah Penjualan Saat Stok Habis menyala), dan (3) Harga Jual produk tidak nol (0).

Barcode scanner (pemindai kode) tidak merespons di POS?

ApoApps mendukung semua jenis barcode scanner Plug and Play. Jika gagal, pastikan kursor Anda aktif/berkedip pada kotak pencarian produk atau tekan tombol F3 di keyboard sebelum menembak barcode.

Struk gagal dicetak atau layoutnya berantakan?

Kami merekomendasikan printer Thermal 80mm/58mm. Jika layout terpotong, cek pada dialog cetak browser (Ctrl+P): (1) Hilangkan centang pada Headers and footers, (2) Set Margins ke "None" atau "Minimum", (3) Set Skala kertas ke "Default" atau sesuaikan.

Akuntansi

Bagaimana mencatat pelunasan Piutang Pelanggan?

Masuk ke menu Akuntansi > Piutang (AR). Klik pada transaksi yang berstatus "Belum Lunas", lalu klik tombol "Terima Pembayaran". Masukkan jumlah nominal yang dibayar, pilih metode (Cash/Transfer), lalu Simpan.

Apakah pembayaran hutang ke Supplier bisa dicicil?

Tentu. Pada menu Akuntansi > Hutang (AP), Anda bisa memilih "Bayar Sebagian". Masukkan nominal cicilan yang dibayarkan, dan sisa hutang akan otomatis diperbarui dan tetap berstatus "Belum Lunas".

Operasional & Antrean

Bagaimana cara menampilkan Layar Antrean di Smart TV?

Sambungkan Smart TV Anda ke jaringan internet yang sama, buka browser di TV, lalu login ke ApoApps. Arahkan ke menu Operasional > Layar Display Antrean dan tekan tombol F11 untuk menjadikannya mode Fullscreen.

Bagaimana cara mereset nomor antrean agar kembali ke angka 1?

Sistem antrean ApoApps akan secara otomatis mereset nomor antrean kembali ke 001 setiap pergantian hari (pukul 00:00). Anda juga bisa melakukan reset manual dari menu Pengaturan Antrean.

Laporan & Analitik

Bagaimana cara mengunduh (export) Laporan Penjualan Harian?

Buka Laporan > Laporan Penjualan. Atur filter rentang waktu (misal: Hari Ini). Klik tombol "Export" di kanan atas dan pilih format yang diinginkan (Excel atau PDF).

Laporan Margin Profit saya menunjukkan angka minus (-). Kenapa?

Angka margin minus terjadi karena Harga Jual (atau harga setelah diskon) yang diinput saat transaksi ternyata lebih rendah daripada Harga Beli (HPP) produk di data batch. Pastikan Anda melakukan pembaruan harga beli setiap kali melakukan penerimaan barang.

Farmasi & Racikan

Bagaimana cara memotong pecahan stok obat (misal 0.5 tablet) untuk racikan?

ApoApps mendukung angka desimal hingga 2 digit di belakang koma. Di menu Formula Racikan, masukkan qty "0.5" pada bahan baku tablet. Sistem akan otomatis memotong setengah stok fisik dari inventory.

Dimana saya menambahkan biaya Tusla (Jasa) dan Embalse (Kemasan)?

Biaya tambahan racikan dapat didefinisikan secara global di menu Farmasi > Master Tusla & Embalse. Saat melayani resep di POS, Anda tinggal mencentang komponen biaya ini dan total harga akan otomatis terakumulasi.

Notifikasi & Alert

Kapan sistem mengirimkan alert Expired Date?

Sistem akan memicu peringatan (warna kuning/merah) mulai dari 90 hari, 60 hari, dan 30 hari sebelum obat kadaluwarsa. Produk yang sudah melewati Expired Date akan otomatis dicegah untuk dijual di POS.

Bisakah notifikasi dikirimkan ke WhatsApp atau Email Owner?

Fitur Notifikasi WhatsApp (Omnichannel) tersedia sebagai add-on premium. Namun untuk notifikasi via Email harian (End of Day report) bisa diaktifkan dari menu Pengaturan > Notifikasi.

Pengaturan

Bagaimana cara menambahkan Logo Apotek di struk kasir?

Masuk ke menu Pengaturan > Struk & Etiket. Pada bagian Header, klik tombol "Upload Logo" dan unggah gambar logo toko Anda (format .PNG, disarankan hitam-putih). Jangan lupa klik Simpan Pengaturan.

Apakah saya bisa mematikan pembulatan harga otomatis di Kasir?

Ya. Di menu Pengaturan > Konfigurasi POS, cari opsi "Pembulatan Transaksi". Anda bisa mematikannya, atau mengatur aturan pembulatannya (misal: membulatkan ke pecahan 100 rupiah terdekat).

Manajemen Pengguna

Apa beda Hak Akses Role "Apoteker" dan "Kasir"?

Role "Kasir" secara default HANYA bisa membuka menu POS Penjualan dan melihat riwayat shift mereka sendiri. Role "Apoteker" memiliki akses lebih luas: ke master obat, stok, input resep racikan, dan pembelian.

Bagaimana cara memblokir mantan karyawan agar tidak bisa login?

Jangan hapus akunnya agar riwayat transaksinya tidak hilang. Masuk ke menu Karyawan > Pengguna, edit akun karyawan tersebut, dan ubah statusnya dari "Aktif" menjadi "Nonaktif/Suspend".

SDM & Penggajian

Apakah absensi mandiri karyawan terikat dengan lokasi GPS?

Ya, jika fitur Geofencing diaktifkan di Pengaturan HR. Karyawan hanya bisa melakukan absen Clock In jika koordinat GPS HP mereka berada dalam radius meter yang diizinkan dari titik kordinat Apotek.

Bagaimana cara menambahkan bonus/tunjangan di luar gaji pokok?

Masuk ke menu Payroll > Daftar Tunjangan. Anda dapat menambahkan komponen tunjangan (seperti THR, Uang Makan, Bonus Penjualan) secara tetap (bulanan) maupun ad-hoc untuk bulan tertentu.

Profil & Self-Service

Dimana saya bisa mengunduh Slip Gaji bulanan saya?

Untuk Staff/Karyawan, slip gaji dapat didownload melalui menu Self-Service > Slip Gaji Saya. File berformat PDF dan sudah dilengkapi password pengaman standar (biasanya tanggal lahir karyawan).

Bagaimana prosedur pengajuan Cuti/Sakit?

Buka menu Pengajuan Cuti/Izin, klik "Buat Pengajuan". Pilih tipe (Cuti Tahunan / Izin Sakit), tentukan tanggal, lalu unggah foto surat keterangan dokter (jika sakit). Pengajuan akan menunggu persetujuan (approval) dari HR/Owner.