Modul 01

Login & Aktivitas Akun

Login

→ Masukkan email & password terdaftar
→ Pilih apotek aktif jika multi-apotek
→ Klik Masuk untuk ke dashboard

Registrasi

→ Klik Daftar di halaman login
→ Isi data apotek: nama, alamat, SIPA
→ Verifikasi email & pilih paket

Autentikasi 2FA

→ Aktifkan di menu Keamanan Akun
→ Scan QR via Google Authenticator
→ Input kode 6 digit tiap login

Modul 02

Dashboard

Halaman utama yang menampilkan kondisi apotek secara real-time. Semua indikator kunci bisnis dipantau dari satu layar.

Ringkasan Keuangan

Pendapatan Hari Ini — total penjualan kasir berjalan

Laba Kotor — pendapatan dikurangi HPP

Grafik Penjualan — tren harian/mingguan/bulanan interaktif

Health Pulse

Stok Menipis — produk di bawah stok minimum

Hampir Kadaluarsa — ED < 30/60/90 hari ke depan

Notifikasi Sistem — alert penting yang perlu aksi

Modul 03

Master Data

⚠️ Isi modul ini pertama kali sebelum memulai transaksi. Semua modul lain bergantung pada data produk, kategori, satuan, dan merek.

Produk (Obat & Alkes)

→ Kode SKU, nama, kategori, merek, satuan
→ Harga beli & harga jual standar
→ Stok minimum untuk peringatan otomatis
→ Tipe: Bebas / Keras / Narkotika / Psikotropika
→ Flag "Butuh Resep" untuk obat keras
→ Import Excel massal ratusan produk

Kategori & Merek

Kelompokkan produk (Antibiotik, Vitamin, Alkes) agar mudah dicari di kasir. Tambahkan merek/brand untuk filter produk serupa.

Satuan Bertingkat

Dasar: Tablet, Kapsul, ml, mg

Turunan: Strip (10 tab), Box (10 strip)

Konversi otomatis beli (box) → jual (strip)

Modul 04

Mitra & Relasi

Pelanggan

→ Daftar nama, no. HP, alamat
→ Pilih saat kasir untuk histori beli
→ Kelola piutang kredit di Akuntansi

Dokter

→ Nama, spesialisasi, nomor SIP
→ Kaitkan ke resep untuk bagi hasil
→ Rekap omset per dokter di Analitik

Supplier

→ Nama perusahaan, NPWP, kontak
→ Terhubung ke PO & Faktur Pembelian
→ Pantau hutang per supplier

Modul 05

Inventori

Batch Produk (FEFO)

→ Setiap penerimaan dicatat sebagai batch dengan no. lot & tanggal ED
→ Sistem otomatis keluarkan produk ED terdekat lebih dulu (FEFO)
→ Lihat daftar batch aktif per produk

Transfer Stok Antar Cabang

→ Buat permintaan transfer dari cabang penerima
→ Cabang pengirim setujui & terbitkan surat jalan
→ Stok terpotong & bertambah otomatis
★ Paket Professional

Penyesuaian & Stock Opname

→ Koreksi stok akibat kerusakan/kehilangan
→ Buat sesi opname, input jumlah fisik per produk
→ Sistem hitung selisih & update stok sekaligus

Kartu Stok

→ Histori lengkap mutasi stok per produk
→ Filter tanggal & cabang
→ Export Excel untuk laporan BPOM/Dinkes

Modul 06

Pembelian

Smart Defecta Purchase Order BPB (Terima Barang) Faktur

Smart Defecta

Sistem menganalisis histori penjualan & stok untuk merekomendasikan otomatis produk yang perlu dipesan. Review daftar, sesuaikan jumlah, langsung konversi ke PO.

Buku Defecta Manual

Catat permintaan produk kosong secara manual dari apoteker/kasir. Berfungsi sebagai daftar belanja sebelum PO dibuat.

Purchase Order (PO)

→ Buat PO ke supplier, pilih produk & harga
→ Cetak/kirim PO sebagai dokumen resmi
→ Status: Draft → Dikirim → Sebagian → Selesai

Penerimaan Barang (BPB)

→ Buat BPB mengacu PO yang sudah dibuat
→ Input no. batch & tanggal ED per produk
→ Stok bertambah otomatis saat BPB disetujui
→ Support penerimaan parsial

Faktur Pembelian

→ Input no. faktur supplier & jatuh tempo
→ Otomatis catat hutang ke Akuntansi (AP)
→ Rekam pembayaran dari menu Hutang

Retur Pembelian

→ Kembalikan barang rusak/salah ke supplier
→ Stok berkurang & hutang dikurangi otomatis

Modul 07

Penjualan & Kasir (POS)

Alur Kasir

1 Buka menu Kasir — produk, harga & stok dimuat instan

2 Cari produk via nama, SKU, atau scan barcode

3 (Opsional) Pilih Pelanggan & Dokter jika ada resep

4 Terapkan diskon item / total. Pilih metode bayar: Tunai, Transfer, QRIS, Kredit

5 Klik Bayar → struk tercetak & stok terpotong otomatis (FEFO)

Resep Dokter

→ Pilih dokter penulis resep
→ Input obat, dosis, signa, aturan pakai
→ Etiket obat tercetak otomatis

Retur Penjualan

→ Cari transaksi asal via nomor struk
→ Pilih item & alasan retur
→ Stok kembali & pendapatan disesuaikan

Diskon & Promo

→ Diskon item (persen/nominal)
→ Diskon total transaksi
→ Campaign: Beli X Gratis Y, diskon member

Modul 08

Akuntansi — AR & AP

AR

Piutang (Account Receivable)

→ Rekam penjualan kredit ke pelanggan/instansi (BPJS, klinik)
→ Status tagihan: Belum Bayar / Sebagian / Lunas / Jatuh Tempo
→ Catat pembayaran & cetak kuitansi
→ Laporan aging piutang untuk analisis cash flow

AP

Hutang (Account Payable)

→ Terbentuk otomatis dari Faktur Pembelian
→ Monitor jatuh tempo per PBF/distributor
→ Catat pembayaran hutang & rekap per supplier
→ Laporan aging hutang untuk manajemen likuiditas

Modul 09

Operasional — Sistem Antrean

Cara Kerja Antrean

→ Pasien ambil nomor antrean via kiosk/staf
→ Monitor display tampilkan nomor aktif
→ Kasir panggil nomor berikutnya satu klik
→ Histori antrean untuk analisis waktu tunggu

Konfigurasi

→ Buat kategori: Penjualan Bebas, Resep, Konsultasi
→ Reset nomor otomatis tiap shift/hari
→ Tampilkan ke TV/monitor eksternal via URL

Modul 10

Laporan & Analitik Bisnis

Analitik Bisnis

Jam Sibuk (Peak Hour)

Analisis jam transaksi terbanyak untuk optimasi jadwal karyawan

Margin Profit Produk

Ranking produk berdasarkan margin keuntungan tertinggi

Margin per PO & Supplier

Evaluasi profitabilitas setiap pembelian & performa supplier

Bagi Hasil Dokter

Rekap komisi per dokter berdasarkan omset resep

Permintaan Obat Kosong

Obat yang diminta tapi stok habis — potensial kehilangan penjualan

Laporan Rutin

Penjualan — rekap harian/mingguan/bulanan

Pembelian — PO & penerimaan per supplier

Persediaan — stok akhir & nilai HPP

Varian Stok — selisih sistem vs fisik

Keuangan — laba rugi & arus kas

Retur — retur jual & beli

Pajak — rekap PPN untuk SPT

Semua laporan dapat di-export ke Excel dan dicetak. Filter tersedia berdasarkan cabang, periode, kasir, dan kategori produk.

Modul 11

Farmasi & Resep Racikan

Master Resep Racikan

→ Buat formula racikan: nama, komposisi bahan, jumlah per komponen
→ Kasir panggil nama resep → stok semua bahan terpotong sekaligus
→ Hemat waktu & kurangi kesalahan racik

Tuslah (Jasa Peracikan)

→ Atur persentase/nominal biaya jasa di Pengaturan Farmasi
→ Ditambahkan otomatis saat transaksi resep racikan
→ Rekap pendapatan tuslah di laporan keuangan

Embalase

→ Biaya bahan pengemas (kapsul kosong, pot salep, plastik klip)
→ Dihitung otomatis sesuai jumlah kapsul/bungkus yang dibuat

Modul 12

Notifikasi & Alert

Expiry Alert

→ Notifikasi otomatis produk mendekati/lewat ED
→ Threshold: 30, 60, atau 90 hari sebelum ED
→ Laporan untuk pemusnahan & laporan Dinkes

Stock Alert

→ Alert saat stok produk di bawah minimum
→ Tampil di dashboard & panel notifikasi
→ Langsung buat PO dari daftar alert

Audit Log

→ Semua aksi pengguna tercatat: login, transaksi, ubah & hapus data
→ Filter per pengguna, tanggal, jenis aksi
→ Penting untuk investigasi selisih stok

Modul 13

Pengaturan Sistem

Struk & Etiket

Kustomisasi struk kasir (logo, alamat, footer) & format etiket obat (ukuran, font, signa). Pilih printer termal terhubung.

QRIS & Payment Gateway

Hubungkan rekening/e-wallet untuk QRIS dinamis. Pembayaran tervalidasi otomatis. Rekonsiliasi mutasi ke laporan penjualan.

Manajemen Cabang

Tambah & kelola cabang dari satu akun pusat. Laporan konsolidasi multi-cabang. (Paket Professional)

Bagi Hasil Dokter

Atur skema bagi hasil per dokter (% dari omset resep). Sistem hitung otomatis per periode. Cetak rekap untuk pembayaran.

Saldo & Penarikan Dana

Pantau saldo platform untuk fitur QRIS online. Ajukan penarikan ke rekening bank. Histori mutasi saldo tersedia.

Modul 14

Manajemen Pengguna

Pengguna & Role

→ Role: Admin, Apoteker, Kasir
→ Link Undangan untuk registrasi cepat staf
→ Batasi akses menu per role
→ Nonaktifkan akun tanpa hapus histori

Shift Kasir

→ Buka shift dengan modal awal (kas pembuka)
→ Semua transaksi tercatat dalam sesi shift
→ Tutup shift: rekap tunai/transfer/QRIS vs sistem
→ Deteksi selisih kas otomatis

Perangkat (Device)

→ Daftarkan PC/tablet yang boleh akses sistem
→ Batasi login hanya dari perangkat terdaftar
→ Cabut akses perangkat dari admin kapanpun

Modul 15

SDM & Penggajian

Absensi & Jadwal

→ Rekam masuk/keluar per shift
→ Deteksi keterlambatan & pulang lebih awal
→ Definisikan shift Pagi/Siang/Malam
→ Susun jadwal bulanan per karyawan

Cuti & Izin

→ Karyawan ajukan cuti/izin via sistem
→ Admin/apoteker setujui atau tolak
→ Saldo cuti tahunan dihitung otomatis

Penggajian

→ Komponen: Gaji Pokok + Tunjangan − Potongan
→ Kalkulasi gaji bulanan satu klik
→ Cetak slip gaji & rekam status bayar
→ Export Excel untuk transfer bank massal

Modul 16

Profil & Akun

Profil Apotek

→ Update nama, logo, alamat, SIPA/SIKA
→ Data muncul di struk kasir & laporan resmi
→ Atur zona waktu & mata uang

Paket Berlangganan

→ Lihat paket aktif, tanggal berakhir & fitur
→ Perpanjang atau upgrade paket langsung
→ Download invoice berlangganan

Pusat Bantuan

→ Akses dokumentasi & video tutorial in-app
→ Buka tiket dukungan teknis
→ Live chat untuk paket Premium & Enterprise

Keamanan Akun

→ Ganti password kapan saja
→ Aktifkan/nonaktifkan 2FA
→ Lihat sesi aktif & paksa logout perangkat lain
→ Notifikasi email login perangkat baru

Panduan Lengkap ApoApps